Gastos no registrados en el presupuesto de una flota

Lograr tener un correcto equilibrio en el presupuesto de una flota y conocer cada uno de los costos que representa una unidad por kilómetro recorrido permite optimizar su rentabilidad. Cuando se presentan gastos que no estaban previstos, el margen de utilidades resulta castigado a tal punto que puede representar pérdidas en el negocio.

El transportista, que en esta ocasión será identificado como “El Forajido”, cuenta que hay una serie de “costos” que no pueden ser previstos y que no pueden ser facturados, pagos que se encuentran fuera del margen de la ley; y otros que solo son el resultado de errores o el incumplimiento de los requisitos necesarios para realizar el viaje. Ambos tipos de gastos, de una u otra forma, deben ser enfrentados y sufragados todo el tiempo.

En un viaje largo, como por ejemplo de Estados Unidos a Guatemala, donde el cruce de fronteras es obligatorio, es “normal” encontrarse con una serie de situaciones que no solamente incurren en pérdidas económicas sino también ponen en peligro la vida y la integridad física de los pilotos. “El trabajo no es solamente manejar del punto A al punto B, uno se juega la vida” nos comparte El Forajido.

Al no cumplir con los requerimientos que Estados Unidos solicita para transitar con carga por sus carreteras, las básculas son el primer obstáculo para un transportista. También se deben enfrentar gastos como los seguros de mercadería obligatorios, los seguros que piden en Nicaragua (USD10) y Costa Rica (USD40) para transitar, sin olvidar el pago a pilotos en fronteras para cruzar el cabezal. Además de las multas por incumplimiento de leyes en los diferentes países, como la práctica de la conocida “trenza”, papelería en orden, entre otros.

Otros costos que para muchos ya son costumbre, comprenden desde pagos para acelerar el proceso en las aduanas o en revisión, hasta pagos por “cuidar el camión” para que el piloto pueda ir a comer más tranquilo, sin el miedo de encontrar la unidad dañada o sin accesorios al regresar; además de cubrir gastos de reposición por robos hasta en túmulos, robo de luces, guardafangos, computadoras, retrovisores (ojos de buey), llantas y aros, etc. También se suma a la lista el pago a un “guía” para adquirir el derecho de unirse a un convoy y poder hacer el viaje “más seguro”.

Todos estos son costos que kilómetro a kilómetro van sumando a un presupuesto sin que quede constancia en factura.

Los anteriores casos aún son menos intrusivos que los que suceden en el camino al atravesar países, por ejemplo, nos cuenta “El Flaco” que en las travesías por México hay que ir preparado para los “aportes” que hay que dar en el camino. No siempre se dan las mismas situaciones, pero en un viaje como estos puede encontrarse con “autoridades” que buscan obtener dinero con excusas sin sentido, como que “la carga va mal”; robos por parte de organizaciones criminales fuertemente armadas; el pago de “peaje para descargar” en el Salvador, y por si fuera poco, el peligro de ser asaltados en los hoteles donde se detienen los pilotos a descansar.

Mientras se enfrenta a estas situaciones, el transportista debe mantener presente revisar periódicamente su carga. Además debe cuidarse del mal estado de las carreteras, ya que una llanta estallada tiene como resultado no solamente el costo de la llanta (que por comprarla en un pinchazo no le darán factura), sino también el tiempo perdido del viaje y un posible accidente en el que los costos pueden no tener precio.

No es posible librarse de estos “costos extras”, pero sí se pueden tomar ciertas precauciones, como viajar en convoy, cambiar rutas, no hospedarse en los mismos lugares y tener dinero en efectivo y a mano para estos gastos.

También contribuye a reducir riesgos y aumentar la seguridad tener un buen conocimiento de las rutas, promover la comunicación y camaradería con otros pilotos, tener responsabilidad sobre la carga, tener la unidad en óptimas condiciones, apegarse al plan de viaje y los horarios.

Para reducir imprevistos molestos y pérdidas de tiempo es necesario verificar tener luces remachadas, guardafangos atornillados, licencias en orden, documentos en regla, llantas en buen estado, calcomanías de número de placa, entre otros, y por supuesto, cargar equipamiento de seguridad y reparación.

Todos estos serán factores que ayudarán significativamente a reducir el índice de pérdidas y gastos que al final del viaje incrementan el costo del mismo y, por si fuera poco, no pueden ser respaldados con una factura.